Söz Uçar, Yazı Kalır

M.Ö. 4000 yılında kil tabletler üzerine ticari kayıtları tutmak amacıyla Sümerler tarafından konan simgeler, 6000 yıllık yazılı tarihin ilk örneklerini oluşturmuştur.

Tarım devrimi ile birlikte başlayan yerleşik yaşamda ticari kayıtları tutmak üzere Sümerler tarafından kullanılan kil tabletlerden günümüze altı bin yıl geçti. Kağıdın kullanılmaya başlaması ve matbaanın bulunması ile bilgilerin belgelerde saklanması ve paylaşılması yaygınlaştı. Bilişim devrimi ile, bilginin işlenmesi ve saklanması önem kazandı.

Belgelerdeki bilgiler işlendi, paylaşıldı, yeni belgeler üretildi. Belgeden bilgiye geçiş yapıldı. Bilgi belgelendi. Bilgiden belgeye geçiş yaşandı. Bugün yine, belgelerin sayısal ortamlarda saklanması, işlenmesi ve bilgiye dönüştürülmesi sürmekte.

Gelişen teknoloji, ortam (medya) farkı gözetmeksizin oluşturulan tüm bilgileri, yazı, resim, film, ses gibi değişik biçimlerde saklama olanağı sağlamaktadır.

Kağıt ve kartonlar 3 ay ila 5 yıl içinde, plastikler ve pet şişeler 1000 yılda, cam ürünleri  4000 yılda doğadan temizlenebiliyor. Bilgi saklama ortamı olarak kullanılan malzemeler, diğer kağıt bazlı malzemelerin aksine doğanın yok edici gücüne karşı dayanıklı olmak zorundadır.

***

Kendi koyduğu kurallar ve mevzuatlar gereğince insanoğlu belge üretmeyi sürdürmekte, bilgiye belgeler üzerinden erişmeyi bırakamamaktadır. Özellikle kurumsal bellek olarak tanımlanan belgelerin arşivlenmesi ve nesiller boyunca saklanarak birikim oluşturması geleneği kağıtsız ortama geçişi zorlaştırmaktadır.

BEA Systems’ın yaptığı araştırmaya göre, çalışanların %80’i günde ortalama yarım saatini bilgiye erişim için harcıyor; %60’ı ise, günde ortalama 1 saat ya da daha çok zamanını bilgiyi ve belgeyi başkaları için çoğaltırken ya da hazırlarken harcıyor.

Coopers & Lybrand tarafından yapılan başka bir araştırmaya göre, kurumsal belleğin %90’ı kağıt ortamında saklanmakta olup, ofiste belgeler üzerinde yapılan işlemlerin %90’ı yalnızca varolan kağıtların değişik biçimlerde dosyalanması biçiminde gerçekleşmektedir. Ayrıca, bir belge ortalama 19 kez kopyalanmakta; şirketler bir belgenin dosyalanması için 20$’lık işgücü harcamakta. Yanlış dosyalanmış bir belgeyi bulmak için 120$’lık, kayıp bir belgeyi yeniden oluşturmak için ise 220$’lık işgücü gerekmektedir. Bütün bunlara rağmen, belgelerin %7.5’u kaybolmakta, %3’ü yanlış dosyalanmaktadır. Çalışanlar bilgiyi okumak için zamanlarının %5-15’ini, bilgiyi ararken ise %50’sini harcıyorlar.

Belgeden ve bilgiden vazgeçmeyen, onları üretmeyi sürdüren insanoğlu, doğayı da koruyacak biçimde, teknolojinin de desteğiyle belge yönetim sistemlerini kullanarak, birikimlerine sahip çıkmakta ve onları binlerce yıl sonrasına taşımak üzere saklamaktadır.

Kağıtsız ortamların simgesi olan belge yönetim sistemleri ile, yazılar kalacak ve sözler de uçmayacak…

İ. İlker Tabak, 28 Mart 2010, Ankara
Bs. Müh., Bilişim Ltd. Paz. ve Satış Md.
TBD Merkez Yönetim Kurulu Üyesi
—————————————————

Bu yazı, TBD Bilişim Dergisi’nin 120. sayısında (Nisan 2010) Sayfa 112-114’te yayımlanmıştır.